Automatisierte Rechnungen in Hong Kong
„52% weniger manuell zu prüfende Dokumente. KI konzentriert sich auf Papierkram und unser Team muss nur noch wichtige Sonderfälle bearbeiten.“
Thomas Wadle
Geschäftsführer
VisualRetail Group Limited
Ausgangssituation
Bei VisualRetail Group Limited laufen Rechnungen zwischen Deutschland, Hong Kong und China in beide Richtungen: von Deutschland nach Asien und von dort wieder zurück. Hinter diesem internationalen Austausch steht laufende Dokumentenarbeit, die das Team neben dem eigentlichen Geschäft erledigen muss.
Gemeinsam mit Thomas Wadle haben wir diesen Rechnungsfluss mit KI automatisiert. Das Ziel war, den Aufwand für die manuelle Prüfung zu reduzieren und dem Team mehr Zeit für die Fälle zu geben, die tatsächlich Aufmerksamkeit brauchen.
Umsetzung
Die Lösung setzt bei den Rechnungsdokumenten an, die zwischen den Standorten ausgetauscht werden. KI übernimmt einen Teil der bisher manuellen Dokumentenbearbeitung und unterstützt damit den Ablauf über die Ländergrenzen hinweg.
Für das Team bedeutet das: weniger Papierkram im Tagesgeschäft. Wichtige Sonderfälle bleiben in menschlicher Bearbeitung. So verbindet der Prozess automatisierte Routinearbeit mit der Erfahrung der Mitarbeitenden. Das gilt für Rechnungen aus Deutschland, Hong Kong und China gleichermaßen.
Ergebnis
Das Ergebnis: 52 % weniger manuell zu prüfende Dokumente. Die KI entlastet das Team bei der Rechnungsbearbeitung zwischen Deutschland, Hong Kong und China. Die Mitarbeitenden konzentrieren sich auf die wichtigen Sonderfälle.
Damit wird aus einem wiederkehrenden Verwaltungsaufwand ein stärker automatisierter Ablauf. Die internationale Zusammenarbeit bleibt bestehen, während deutlich weniger Dokumente eine manuelle Prüfung benötigen.